Після 10 червня 2026 року — офіційної дати завершення перехідного періоду для оцифрування трудових книжок — багато роботодавців і працівників залишилися в розгубленості. Як раніше писав Ukrainian Wall, дедлайн для подання сканкопій до Пенсійного фонду минув, але що далі — було незрозуміло. Тепер Пенсійний фонд України оприлюднив офіційне роз'яснення, яке суттєво змінює картину.
Головна новина: жодних штрафів за неподання або несвоєчасне подання сканкопій трудових книжок не передбачено. ПФУ продовжить приймати оцифровані документи у звичайному робочому режимі й після 10 червня. Тобто кадрові служби можуть без поспіху завершити верифікацію даних, а працівникам не варто панікувати через можливу втрату стажу.
Що означає роз'яснення ПФУ для роботодавця
Для кадровиків, HR-фахівців і бухгалтерів ключовий висновок такий: цифровізація кадрових документів триває у звичайному робочому режимі. Жодної необхідності терміново збирати документи через страх втрати даних немає. Пенсійний фонд підтвердив, що періоди роботи до 2004 року й надалі підтверджуватимуться оригіналами паперових документів — сканкопії не є єдиним джерелом інформації про стаж.
Роботодавцям варто зосередитися на планомірному завершенні процесу: перевірити, чи всіх працівників внесено до реєстру, чи коректно відскановано записи, і за потреби подати відсутні сканкопії через вебпортал ПФУ. Жодних додаткових звітів чи термінових дій законодавство не вимагає.
Що робити працівнику після дедлайну
Працівникам, чиї трудові книжки вже оцифровані, не потрібно вживати жодних додаткових заходів — дані в реєстрі застрахованих осіб зберігаються автоматично. Якщо ж ви не впевнені, чи подав роботодавець сканкопії, найпростіший спосіб перевірити — зайти в особистий кабінет на вебпорталі ПФУ. Там відображається вся інформація про страховий стаж, включаючи оцифровані записи з трудової книжки.
Якщо даних немає або вони неповні — зверніться до роботодавця. Саме він як страхувальник відповідає за подання сканкопій. У разі відмови або ліквідації підприємства можна подати документи самостійно через вебпортал ПФУ, додавши сканкопії трудової книжки та за потреби — інших документів, що підтверджують стаж (довідки, виписки з наказів, архівні дані).
Чи варто зберігати паперову трудову
Попри активну цифровізацію, ПФУ наголошує: оригінал паперової трудової книжки залишається ключовим документом для підтвердження стажу, особливо за періоди до 2004 року. Викидати чи знищувати її не можна. Після оцифрування паперова книжка зберігається у працівника або в роботодавця — залежно від того, де вона перебувала на момент сканування.
У Пенсійному фонді також зазначили, що процес переходу на електронні рейки залишається відкритим. Це означає, що в майбутньому можливі додаткові етапи цифровізації, але поки що система працює в тому вигляді, в якому її запустили: сканкопії + паперовий оригінал = повний пакет підтвердження стажу.
Раніше Ukrainian Wall писав: стаж для пенсії підтвердять по-новому: кого торкнеться закон і що треба знати.
Ми вже повідомляли: пенсійний стаж рахуватимуть по-новому: кого не пустять на пенсію вчасно.